Conditions générales du service

1. Qui s’engage, et comment

Ces conditions lient The Citadel-ÉPOPÉE, société par actions simplifiée au capital de 200 100 €, SIREN 999 058 829, dont le siège est au 66 rue du Lieutenant Ricard, 78400 Chatou (« nous »), et l’entreprise qui ouvre un compte Probatoryx (« vous »). The Citadel-ÉPOPÉE édite Probatoryx et opère PX, son agent IA.

Probatoryx est réservé aux professionnels : entreprises, indépendants et micro-entrepreneurs, qui l’utilisent pour leur activité. En créant un compte, vous déclarez agir à ce titre. Les règles du Code de la consommation, dont le droit de rétractation, ne s’appliquent donc pas.

Vous acceptez ces conditions en cochant la case prévue à l’inscription. La personne qui coche déclare avoir le pouvoir d’engager l’entreprise. La version acceptée reste disponible en PDF depuis votre compte.

2. Les pièces du contrat

Le contrat se compose de ces conditions, de l’accord de sous-traitance qui leur est annexé et de la grille tarifaire en vigueur à la date de chaque paiement. En cas de contradiction, l’accord de sous-traitance prévaut pour les données personnelles de vos clients, et ces conditions prévalent pour tout le reste.

La politique de confidentialité décrit ce que nous faisons de vos propres données. Elle vous informe ; elle ne fait pas partie du contrat.

3. Votre compte et votre équipe

Un compte correspond à une entreprise. Son titulaire administre le compte, gère l’abonnement et décide de tout. Il répond des décisions prises dans Probatoryx.

Avec la formule TEAM, le titulaire peut inviter des collaborateurs. Un collaborateur décide sur les dossiers qui lui sont confiés, et sur ceux qu’il ouvre lui-même, dont il devient responsable. Il peut déléguer à PX dans ces seuls dossiers (article 4). Il voit les chiffres de ses dossiers, pas ceux de l’entreprise.

Chaque membre peut supprimer son propre compte : il quitte l’entreprise, qui continue avec les autres. Le titulaire ne peut partir qu’après avoir retiré ses collaborateurs. Quand le dernier membre supprime son compte, l’entreprise est fermée, et le contrat prend fin (article 11).

Chaque personne se connecte à son propre nom, sans mot de passe : code reçu par e-mail, compte Google ou clé d’accès. Gardez ces accès pour vous. Ce qui est fait depuis le compte d’un membre de votre équipe est réputé fait par vous.

Les informations sur votre entreprise doivent être exactes. Quand vous nous donnez votre SIRET, nous les reprenons des registres publics. Un établissement fermé ne peut pas ouvrir de compte.

4. Ce que fait PX

Il prépare, vous décidez

PX lit vos dossiers et les messages de vos clients, puis prépare le travail : devis, relances, factures, avenants, rapports de visite, réponses. Avant d’envoyer quoi que ce soit à un client, il vous le soumet. Vous pouvez l’autoriser, le modifier ou le refuser.

Ce que vous lui déléguez

Vous pouvez autoriser PX à faire lui-même un type d’envoi, dans les limites que vous fixez, notamment le nombre d’envois. Cette autorisation est explicite, vous pouvez la retirer à tout moment, et son retrait vaut pour l’avenir. Ce que PX fait dans ces limites vous engage, comme si vous l’aviez fait vous-même. Nous répondons d’un envoi que PX ferait hors de ces limites.

Deux actes ne peuvent jamais être délégués : accorder une remise, et accepter un contrat à votre place.

Ce qu’il écrit peut être inexact

Les modèles d’IA utilisés peuvent évoluer tout en respectant nos engagements concernant les données, la confidentialité et les autorisations. Les changements de prestataires traitant vos données suivent l’accord de sous-traitance.

PX s’appuie sur des modèles d’IA. Ce qu’il prépare peut contenir des erreurs ou des oublis, ou ne pas convenir à votre situation. Relisez-le avant de l’autoriser : vous êtes seul juge de ce que vous envoyez.

Les modèles de lettres (relance, mise en demeure, demande de reconnaissance de dette) et de conditions générales de vente que Probatoryx vous propose sont des modèles, pas une consultation juridique. Pour une situation particulière, adressez-vous à un professionnel du droit.

5. Les envois à vos clients

Ce qui part chez vos clients part au nom de votre entreprise, depuis une adresse propre à votre compte. Chaque dossier a son adresse de réponse. Chaque message, page et document porte la mention « Service fourni par Probatoryx ». Vous restez l’émetteur de vos devis, factures et courriers : nous vous fournissons l’outil qui les prépare et les transmet.

Vous vous engagez à n’écrire qu’à vos propres clients et prospects, dans le respect des règles sur la prospection et la protection des données. Nous acheminons vos messages avec soin, mais un service de messagerie peut les retarder ou les refuser. Chaque envoi reste consultable dans le dossier, avec son état.

Chaque envoi à un client consomme du crédit (article 8). Pour des raisons de sécurité, la faculté d’écrire à vos clients est ouverte compte par compte, et nous pouvons la suspendre dans les cas de l’article 9.

6. Ce que vous vous interdisez

• Envoyer, par Probatoryx, des messages non sollicités, trompeurs ou illicites, ou vous faire passer pour quelqu’un d’autre.
• Y confier des données de santé ou d’autres données sensibles, sauf ce qu’exige un devis ou une facture, ou des numéros de carte bancaire.
• Contourner les limites du service, tenter d’accéder aux données d’une autre entreprise, ou en perturber le fonctionnement.
• Revendre l’accès au service, ou l’utiliser pour construire ou entraîner un produit concurrent.

7. L’accès anticipé

Pendant l’accès anticipé, Probatoryx évolue vite. Des fonctions peuvent changer, être retirées ou ajoutées. Nous vous prévenons de tout changement qui touche ce que vous payez.

Une entreprise admise depuis la liste d’attente peut commencer sans payer. Son titulaire choisit une formule d’essai, SOLO ou TEAM, une seule fois, et reçoit le crédit offert de cette formule, à utiliser avant la date indiquée. Aucun moyen de paiement n’est demandé. Pendant l’essai, la formule choisie s’applique comme si elle était souscrite. Quand le crédit offert est épuisé ou que sa date est passée, l’essai prend fin : pour continuer, vous souscrivez une formule. Tout crédit offert expire à la date indiquée lors de son octroi.

8. Prix, crédit et paiement

La création d’un compte et la gestion de vos devis, factures et clients sont gratuites. Le travail de PX, l’enregistrement de photos et de pièces jointes, et l’invitation de collaborateurs demandent une formule en cours, souscrite ou en essai (article 7). Quand la formule prend fin, ce qui a été enregistré reste consultable et téléchargeable pendant 12 mois (article 11).

L’abonnement se souscrit dans l’une de nos deux formules, SOLO et TEAM. Il est mensuel et payé d’avance. Seule la formule TEAM permet d’inviter des collaborateurs.

Le travail de PX et ses envois se décomptent en crédit PX, une unité propre au service, qui n’a pas de valeur fixe en euros. L’abonnement comprend chaque mois un crédit PX. Le crédit inclus qui n’a pas servi expire à la fin du mois. Tant qu’une formule est en cours, vous pouvez acheter des recharges. Avant le paiement, chaque recharge vous indique le crédit PX qu’elle apporte, selon votre formule. Les recharges restent disponibles d’un mois sur l’autre tant que le compte est ouvert. Le service ne vous facture jamais de dépassement : quand le crédit est épuisé, PX s’arrête et vous le dit.

Chaque formule comprend un espace pour vos photos et pièces jointes : 2 Go en SOLO, 10 Go en TEAM. Au-delà, l’espace utilisé se décompte chaque mois sur le crédit PX inclus dans votre formule, selon la grille tarifaire, jamais sur vos recharges. Il ne vous empêche jamais d’enregistrer un fichier. Chaque fichier est conservé 10 ans tant qu’une formule est en cours.

Chaque fois que PX fait appel à un modèle d’IA et que notre fournisseur nous le facture, cet appel se décompte, y compris quand PX reprend un travail. Un appel que le fournisseur refuse sans nous le facturer ne se décompte pas. Le crédit PX décompté suit le coût de chaque appel, selon la grille tarifaire.

Un changement de formule prend effet au début de la période suivante, sans prorata.

Les prix sont ceux de la grille tarifaire en vigueur à la date du paiement, affichée avant tout achat. Ils s’entendent hors taxes ; la TVA s’y ajoute au taux légal en vigueur. Seul le titulaire du compte peut payer. Le paiement se fait par carte, auprès de notre prestataire de paiement. Les recharges ne sont pas remboursables, sauf aux cas prévus aux articles 11 et 18, et à l’article 7 de l’accord de sous-traitance.

Tout retard de paiement fait courir des pénalités au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L. 441-10 du Code de commerce).

9. Impayé et suspension

Si un paiement échoue, PX suspend son travail et le reprend au paiement. Vos dossiers et leur historique restent consultables.

Nous pouvons suspendre tout ou partie de votre accès, et en particulier la faculté d’écrire à vos clients, si vous manquez à l’article 6 ou si la sécurité du service ou de vos clients l’exige. Nous vous prévenons 5 jours ouvrés avant, sauf urgence. Dans ce cas, nous vous expliquons la raison dès que possible.

10. Disponibilité

Nous faisons notre possible pour que Probatoryx soit disponible à tout moment et fonctionne comme décrit. C’est une obligation de moyens. Nous interrompons parfois le service pour le maintenir, en dehors des heures de travail quand nous le pouvons. Nous ne répondons pas des interruptions causées par des services tiers qui échappent à notre contrôle, comme les messageries de vos clients.

11. Durée, fin du contrat et restitution

L’abonnement se renouvelle chaque mois. Vous pouvez y mettre fin à tout moment depuis la page Facturation de votre compte. La fin prend effet au terme de la période déjà payée, et vous pouvez l’annuler jusque-là.

La fin de l’abonnement ne met pas fin au contrat : votre compte continue sans formule, avec la gestion gratuite de vos devis, factures et clients. Vos photos et pièces jointes restent consultables et téléchargeables pendant 12 mois, sans ajout ; nous vous prévenons par e-mail 3 mois puis 1 mois avant de les supprimer. Reprendre une formule pendant ce délai les conserve. Vos devis et vos factures ne sont pas concernés.

Le contrat prend fin à la fermeture de l’entreprise (article 3), qui arrête aussi l’abonnement, ou dans les cas qui suivent.

Nous pouvons mettre fin au contrat avec 30 jours de préavis. Nous vous remboursons alors les recharges non utilisées. Si l’une des parties manque gravement à ses obligations et n’y remédie pas dans les 15 jours d’une mise en demeure, l’autre peut y mettre fin.

Pendant 30 jours après la fin du contrat, vous pouvez nous demander vos données. Nous vous les remettons gratuitement, dans un format structuré et couramment utilisé, pour que vous puissiez les reprendre ailleurs. Nous les effaçons ensuite, dans les conditions de l’accord de sous-traitance, sauf les factures et documents signés, que nous conservons pour vous pendant le délai légal.

12. Ce qui est à qui

Probatoryx, PX, leurs logiciels, les modèles que nous développons, leurs textes et leur marque sont à nous. Nous vous accordons, le temps du contrat, le droit de les utiliser pour votre activité.

Vos données, vos documents et ce que PX prépare pour vous sont à vous. Vous nous autorisez à les utiliser pour vous fournir le service et, dans les conditions de l’article 6 de l’accord de sous-traitance, sous forme pseudonymisée, pour améliorer Probatoryx et entraîner nos propres modèles. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

Si vous nous faites part d’une idée ou d’une remarque sur le service, nous pouvons l’utiliser librement.

13. Documents et preuve

Probatoryx inscrit chaque étape de vos dossiers dans un historique qu’on ne peut que compléter, et scelle les documents acceptés par vos clients avec leur date. Vous et nous convenons que ces inscriptions font preuve des opérations qu’elles décrivent, sauf preuve contraire.

L’acceptation d’un devis en ligne par votre client est une signature électronique simple. Elle n’est ni avancée ni qualifiée au sens du règlement européen eIDAS, et sa date n’est pas un horodatage qualifié.

Probatoryx produit des factures aux formats de la facturation électronique. Il n’est pas une plateforme agréée : la transmission de vos factures par une telle plateforme, quand la loi l’exigera, reste à votre charge.

14. Confidentialité

Chacun garde confidentielles les informations de l’autre qu’il reçoit dans le cadre du contrat, pendant sa durée et 5 ans après. Cela ne s’applique pas aux informations publiques ni à celles que la loi oblige à communiquer.

15. Données personnelles

Pour les données de vos clients, vous êtes responsable de traitement et nous sommes votre sous-traitant, dans les conditions de l’accord de sous-traitance annexé. Pour vos propres données, la politique de confidentialité décrit ce que nous en faisons.

16. Responsabilité

Chacun répond des dommages directs qu’il cause à l’autre par sa faute. Aucun de nous ne répond des dommages indirects, comme une perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou de chance.

Nous ne répondons pas du contenu de ce que vous envoyez ni des décisions que vous prenez, que vous ayez autorisé l’envoi ou qu’il relève d’une délégation (article 4). Vous nous garantissez contre les réclamations de vos clients ou de tiers qui en découlent.

Notre responsabilité totale est limitée au montant de l’abonnement du mois au cours duquel est survenu le fait qui l’engage. Cette limite ne joue pas en cas de faute lourde ou intentionnelle, ni pour un dommage corporel.

17. Force majeure et imprévision

Aucun de nous ne répond d’un manquement causé par un cas de force majeure (article 1218 du Code civil). Si l’empêchement dure plus d’un mois, chacun peut mettre fin au contrat.

Chacun accepte de supporter le risque d’un changement imprévisible de circonstances : l’article 1195 du Code civil ne s’applique pas.

18. Modifications

Nous pouvons faire évoluer ces conditions. Nous vous prévenons par e-mail 30 jours avant. Si vous refusez, vous pouvez mettre fin au contrat avant la date d’effet, sans frais, et nous vous remboursons les recharges non utilisées. Si vous continuez d’utiliser le service après cette date, vous acceptez la nouvelle version.

Un changement imposé par la loi ou par la sécurité du service peut prendre effet plus tôt.

19. Droit applicable et litiges

Ces conditions relèvent du droit français. En cas de désaccord, nous cherchons d’abord une solution amiable ; écrivez-nous à contact@citadel-epopee.com.

À défaut d’accord amiable, tout litige relatif à ces conditions est de la compétence exclusive du tribunal des activités économiques de Versailles, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

20. Divers

Si une clause est déclarée nulle, les autres restent applicables. Ne pas exercer un droit n’y fait pas renoncer. Vous ne pouvez pas céder le contrat sans notre accord. Nous pouvons le céder à une société qui reprend Probatoryx, et nous vous prévenons alors.

Ces conditions ne nous autorisent à citer votre entreprise comme cliente qu’avec votre accord.