Privacy policy

En bref

1. Qui sommes-nous

The Citadel-ÉPOPÉE, société par actions simplifiée au capital de 200 100 €, SIREN 999 058 829, dont le siège est au 66 rue du Lieutenant Ricard, 78400 Chatou. Elle édite Probatoryx et opère PX.

Pour toute question sur vos données : contact@citadel-epopee.com.

Cette politique couvre le site probatoryx.com et le service Probatoryx.

2. Notre rôle selon vos données

Nous sommes responsable de traitement

Pour votre visite sur ce site, votre compte et votre connexion, la facturation de votre abonnement, la sécurité du service, la mesure d’audience et nos messages de prospection.

Nous sommes sous-traitant

Pour tout ce que vous confiez à Probatoryx sur vos propres clients : leurs fiches, vos dossiers, devis, factures et avenants, les messages échangés, les photos de visite, les demandes reçues sur votre page publique. Vous en êtes responsable de traitement. Nous les traitons sur vos seules instructions, dans les conditions de notre accord de sous-traitance.

Si vous êtes le client d’un professionnel qui utilise Probatoryx, adressez-vous d’abord à lui pour exercer vos droits. Nous l’aidons à vous répondre.

Ce que nous réutilisons

Nous réutilisons les données traitées pour votre compte dans deux buts qui nous sont propres : garder le service sûr et en état de marche, et améliorer Probatoryx, notamment en entraînant nos propres modèles. Pour ce second but, nous sommes responsable de traitement.

Cette réutilisation porte sur des données pseudonymisées, dont nous retirons les noms, coordonnées et identifiants, et exclut toute donnée sensible. La pseudonymisation réduit les possibilités d’identification ; ces données restent des données personnelles protégées par le RGPD. Les jeux de données utilisés pour cette amélioration ne sont pas transmis à des tiers. Cette réutilisation suppose une base légale, le respect des droits des personnes et leur information ; l’autorisation contractuelle du professionnel ne remplace pas ces obligations.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment, dans Compte, puis Données, ou en nous écrivant ; vos données sortent alors des jeux d’amélioration suivants.

3. Les données que nous traitons

A. Quand vous visitez ce site

Les pages consultées, votre navigateur, votre appareil et un pays approximatif. Votre adresse IP est traitée par notre hébergeur et nos outils de mesure. Sans votre accord, la mesure se fait sans cookie et rien n’est déposé sur votre appareil. Avec votre accord, un cookie de mesure et l’analyse des clics s’ajoutent. Nous n’enregistrons pas vos sessions. Le détail est sur la page Cookies.

B. Votre compte

• Votre adresse e-mail, votre nom et, si vous en ajoutez une, votre photo, dont nous retirons les métadonnées.
• Votre entreprise : raison sociale, SIRET, code NAF, adresse. Nous vérifions ces informations, vos labels (dont RGE) et l’absence de procédure collective auprès des registres publics.
• Votre connexion : un code reçu par e-mail, votre compte Google ou une clé d’accès. Nous n’avons pas de mot de passe à garder.
• Vos appareils connectés : le navigateur, un nom d’appareil et le début de votre adresse IP, tronquée.

C. Ce que vous confiez à Probatoryx

• Vos clients : nom, coordonnées, adresse, SIREN s’il s’agit d’une entreprise.
• Vos dossiers : adresses de chantier, devis, factures, avenants, documents signés et leur historique.
• Vos photos de visite. Nous gardons la date et le lieu de prise de vue quand votre appareil les a enregistrés, et retirons les autres métadonnées.
• Vos notes, et les messages échangés avec vos clients.
• Les demandes reçues sur votre page publique.

D. Ce que PX lit et écoute

PX lit :

• les messages de vos clients qui arrivent à votre adresse de réponse Probatoryx : le texte seul, sans la mise en forme ni les pièces jointes ;
• les réponses que vos clients laissent dans leur espace ;
• les consignes que vous lui écrivez ;
• votre voix, quand vous lui parlez. Le son est transcrit en direct et n’est pas conservé ; nous gardons le texte transcrit.

PX n’accède ni à votre messagerie personnelle ni à vos autres outils.

E. Paiement

Le paiement se fait chez notre prestataire de paiement. Nous ne voyons jamais votre carte. Nous gardons le nom de votre entreprise, les références du paiement et leur historique.

F. Historique et sécurité

Chaque événement d’un dossier est inscrit dans un historique qu’on ne peut que compléter, avec des mesures destinées à détecter les modifications non autorisées. Nous tenons aussi un journal de sécurité des actions sensibles.

G. Si nous vous avons écrit

Nous écrivons à des professionnels du bâtiment à leur adresse professionnelle, trouvée dans l’annuaire public des entreprises RGE de l’ADEME ou sur Les-Artisans.fr. Chaque message permet de ne plus en recevoir. Nous gardons alors votre adresse dans une liste d’opposition, pour ne plus vous écrire.

H. Si vous rejoignez la liste d’attente

Votre adresse e-mail, votre entreprise et le besoin que vous décrivez si vous les renseignez, votre langue et l’origine de votre visite. Nous utilisons ces informations pour examiner votre demande d’accès et vous contacter à ce sujet. Nous traitons également des données techniques limitées pour prévenir les demandes abusives. Ne renseignez pas de données sensibles ni de renseignements sur vos clients dans ce formulaire.

I. Si vous répondez au Baromètre

Vos réponses, et si vous les donnez, votre nom, votre e-mail et votre entreprise, avec votre accord.

4. Comment PX utilise l’IA

PX prépare, vous décidez. Il vous soumet ce qu’il a préparé avant tout envoi à un client, sauf ce que vous lui avez explicitement délégué, dans les limites que vous avez fixées. Chaque décision, la vôtre ou la sienne dans ces limites, est inscrite au dossier.

Pour comprendre un message, préparer un devis ou vous répondre, PX transmet aux prestataires d’IA les données nécessaires à la tâche. Nous pouvons faire évoluer les modèles utilisés tout en respectant nos engagements concernant les données, la confidentialité et les autorisations. Les changements de prestataires traitant les données de vos clients suivent la procédure d’information et d’opposition de l’accord de sous-traitance.

Quand vous parlez à PX, votre voix est transcrite en direct par un modèle d’IA, et la réponse de PX vous est lue de la même façon. Nous ne gardons aucun enregistrement de votre voix, seulement le texte de ce que vous avez dit.

Nous pouvons entraîner nos propres modèles sur des données pseudonymisées, dans les conditions de la section 2.

Les données transmises ne servent pas à entraîner les modèles généralistes de nos prestataires. Pour les tâches réalisées sur le texte, nos prestataires ne conservent pas le contenu transmis. Pour les fonctions vocales, les données nécessaires au traitement peuvent être conservées par le prestataire pendant 55 jours pour détecter et prévenir les abus, y compris par des contrôles humains habilités et des outils de sécurité. Nous ne conservons aucun enregistrement audio ; le texte transcrit reste dans votre dossier selon les durées applicables au service. Pour les tâches réalisées sur le texte, si aucun prestataire ne garantit la non-conservation, PX ne lui transmet rien.

5. Pourquoi, sur quelle base, combien de temps

Pour les données de vos clients, c’est vous qui fixez la durée ; par défaut, nous les gardons tant que votre compte existe.

6. Qui reçoit vos données

Au sein de The Citadel-ÉPOPÉE, seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service. Hors de chez nous, nos prestataires :

Nous consultons aussi les registres publics (INSEE, BODACC, ADEME) à partir d’un numéro SIREN ; nous ne leur transmettons rien d’autre.

Le registre nominatif des sous-traitants qui traitent les données de vos clients vous est présenté avant l’acceptation de l’accord de sous-traitance et reste accessible dans votre compte, à la rubrique Prestataires et données. Nous fournissons les informations nécessaires sur leurs sous-traitants ultérieurs et leurs garanties. Vous pouvez aussi nous demander l’identité des destinataires de vos propres données. Nous vous prévenons par e-mail 30 jours avant d’ajouter un prestataire qui recevrait les données de vos clients ; vous pouvez vous y opposer. Nous ne vendons aucune donnée. Nous transmettons des données à une autorité seulement quand la loi nous y oblige.

7. Hors de l’Union européenne

Le stockage principal de vos dossiers et fichiers est situé en France. Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis pour les fonctions d’IA et les e-mails. Les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées des mesures supplémentaires nécessaires, ou par une décision d’adéquation applicable au destinataire. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables à vos données.

8. Sécurité

Nous protégeons les données par des contrôles de séparation entre entreprises, des accès limités aux personnes autorisées, le chiffrement des échanges et la traçabilité des opérations sensibles. Nous limitons les données techniques collectées et les métadonnées conservées. Ces mesures évoluent avec les risques et le service.

En cas de violation de données qui présente un risque pour vous, nous prévenons la CNIL dans les 72 heures, et vous-même si le risque est élevé.

9. Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les corriger, les faire effacer, en limiter l’usage, vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, les recevoir dans un format réutilisable, retirer votre consentement à tout moment et laisser des directives sur leur sort après votre décès.

Vous pouvez supprimer votre compte vous-même, dans Compte, puis Données. Nous effaçons alors votre profil, vos appareils et votre accès. Si d’autres membres restent, l’entreprise continue avec eux. Si vous êtes le dernier, l’entreprise est fermée : ses clients sont anonymisés et le contenu que vous avez confié à Probatoryx est effacé, sauf les factures et documents signés, que la loi nous impose de garder 10 ans, et la version des conditions que vous avez acceptée, avec sa date. Des messages envoyés, nous ne gardons que la date et une empreinte, jamais le texte.

Pour tout le reste, écrivez à contact@citadel-epopee.com. Nous répondons dans un délai d’un mois, et pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr.

10. Cookies

La page Cookies les décrit et vous permet de changer votre choix à tout moment.

11. Mineurs

Probatoryx s’adresse aux professionnels. Le service n’est pas destiné aux moins de 18 ans.

12. Modifications

Nous relisons cette politique au moins une fois par an. Si un changement touche à ce que nous faisons de vos données, à leur base ou à vos droits, nous prévenons les titulaires de compte par e-mail 30 jours avant. La date de mise à jour figure en tête.